Metadatos en Microsoft Office (III de V)por Enrique Rando y Chema Alonso

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Artículo publicado en Windows TI Magazine nº 135 Septiembre de 2008
- Metadatos en Microsoft Office (I de V)
- Metadatos en Microsoft Office (II de V)
- Metadatos en Microsoft Office (III de V)
- Metadatos en Microsoft Office (IV de V)
- Metadatos en Microsoft Office (V de V)
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Revisiones y Modificaciones

Una de las características más apreciadas de los usuarios de Microsoft Office que trabajan de forma colaborativa en un documento son las opciones de Revisión. Con estas opciones múltiples usuarios pueden realizar cambios al documento y siempre quedarán almacenadas las versiones anteriores del documento, permitiendo recuperar el status anterior de la información.

Esta acción es útil en el trabajo y depuración del documento, pero si el documento se hace público debe ser limpiado de las versiones anteriores. De no hacerse así, la información estará disponible para cualquiera que active el modo de revisión del documento.

Imagen 8: Control de cambios en Office 2007
Como se puede apreciar en la Imagen 8, en rojo se nos muestran los valores anteriores antes de ser cambiados. El documento final mostraría un balance positivo mientras que el original mostraría un resultado negativo. Al usuario del documento le basta con seleccionar la opción de ver documento original.

Notas, Encabezados y Pies de páginas

Otros lugares donde suele quedar información no deseada son las anotaciones puntuales sobre los documentos. Las notas realizadas a pie de página son comunes en los documentos de presentaciones y los encabezados y pies de página con información no deseada, cómo códigos de referencia internos o nombre de usuarios que han creado o trabajado en el documento. La información contenida en estos apartados debe ser revisada antes de la publicación.

Información oculta por formato

En los documentos de Microsoft Office es posible que una imagen quede oculta detrás de otra en una diapositiva o que la plantilla utilizada en un documento de presentación Power Point o la plantilla de un documento Excel tenga información y archivos no deseados. En definitiva, pueden contener imágenes, textos o información que no se desearía entregar a la persona que se hace llegar el documento.

También pueden darse situaciones en las que un desafortunado clic con el ratón o un error al pegar información pueden dejar en el documento información oculta por el formato, simplemente porque se ha pegado texto en blanco de una página web y no se ve en el documento.

Imagen 9: Documento con información oculta por formato
El problema no se limita a los descuidos: igualmente, pueden producirse “ataques” por parte de empleados descontentos, o que desean dejar mal a un compañero o que, simplemente, quieren gastar una broma pesada.

Otros lugares donde se almacena información

Los lugares donde pueden quedar datos no deseados pueden ir desde los comentarios en las hojas de estilos, hipervínculos copiados que apuntan a servidores de la intranet o incluso el código generado por un usuario en macros en VBScript que almacenen información en comentarios, nombre de variables, etc.

Toda esa información se puede extraer utilizando un sencillo programa que busque cadenas de texto dentro de ficheros o bien con un editor hexadecimal.

Imagen 10: BinText rastreando textos, cómo se aprecian aparecen los hipervínculos
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Artículo publicado en Windows TI Magazine nº 135 Septiembre de 2008
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