Esto va de clavar clavos: La burocracia personal y el auténtico KPI de tu trabajo

Mi día tiene las mismas horas que el tuyo. Los mismos minutos y los mismos segundos. Los mismos minutos que el día de las personas que han hecho grandes logros y de personas que no hacen nada. Es igual para todos. Todos los días el reloj se pone a cero para todos y cada uno de nosotros. Y tú tienes que gestionarlo igual que si fuera tu dinero. Igual que cuando tienes el salario del mes dedicas parte de tu dinero para pagar la hipoteca de la casa, o para comprarte un capricho, o para invertir en un curso de formación, o para ir a ver una película, debes hacer lo mismo con el tiempo.

Figura 1: Esto va de clavar clavos

La inversión que haces de tu dinero cada día o cada mes, la haces en base a tus objetivos personales de vida. Una parte de inversión a corto plazo y para ocio, tomándote unas cervezas con los amigos, una parte de inversión a medio plazo apuntándote a un curso de algo que te gusta que puede que te mejore personal y profesionalmente, y una parte a largo plazo ahorrando dinero para irte a estudiar un máster al extranjero o para enviar un año a tus hijos a estudiar fuera cuando crezcan. Tú gestionas tu dinero.... y tu tiempo.

El tiempo es muy valioso, y como lo gestiones marcará la velocidad a la que consigues tus objetivos y si eres capaz o no de conseguirlos. Al final, si tuvieras todo el tiempo del mundo, tal vez podrías alcanzar todos ellos, pero como no lo tienes, debes gestionar de la forma más eficiente tu tiempo para conseguir resolver los problemas a corto, a medio y largo plazo balanceándolos con tus necesidades personales. Debes conseguir el objetivo final de tu vida, ser feliz, realizarte como persona, o cualquier otro que te hayas autoimpuesto para conseguir dar sentido a la eterna pregunta de ¿por qué estoy aquí?

Burocracia Personal:

Tu tiempo es valioso, y el mío lo es para mí desde hace muchos años, así que intento que los problemas a corto me quiten el menor tiempo posible, para poder construir cosas a medio y largo plazo. Intento que el tiempo de cosas que no tienen que ver con cosas que me realizan como persona o que no me ayudan a construir cosas para el futuro sea el menor posible. Gasto lo imprescindible en las cosas que considero de poco valor e invierto mucho en las que considero que tienen valor. Sencilla regla de oro de economía aplicada a la gestión del tiempo.

Por eso siempre hablo de un concepto que comparto con mis compañeros muchas veces. Hablo de eliminar la "Burocracia Personal" al máximo con reglas que sigo a rajatabla en mi trabajo y que intento inculcar en mis compañeros. Hoy os voy a compartir algunas de esas cosas que hago para sacar más tiempo. 

Ordenar el correo electrónico: ¿Tu no tienes botón de buscar?

Recibo cientos de correos electrónicos al día, sobre muchos temas distintos. Creedme si os digo que en un día puedo hacer cambio de contexto en mi mente en más de 20 temas diferentes que voy tratando a ratitos. Leer el correo electrónico y decidir qué hacer es algo que me lleva tiempo. Ordenarlo o utilizar etiquetas no me funcionaba y me añadía mucha burocracia interna de gestión, así que minimicé al máximo el tiempo que uso en gestionarlo. Tengo pocas reglas para su gestión:

1) Si está en la Bandeja de Entrada sin leer es un asunto pendiente: El número de ellos que tengo en la Bandeja de Entrada me da una aproximación el nivel de acumulación de trabajo que tengo que sacar aún. Si excede de 100, entonces tengo que hacer sacar un par de horas de soledad absoluta para desbloquear temas. 

2) Si no requiere ninguna acción pasa a la carpeta "Vistos": Y ahí va a estar hasta que algún día necesite acceder a él (si llega el caso). Sí, la carpeta "Vistos" es muy gorda pero hay un botón mágico con una lupa que puedes usar para buscar por muchos parámetros. De los cientos de miles de correos que tengo, en una semana puedo buscar uno o dos correos, así que gestionar el orden de ellos no sale a cuenta. 

"Quick & Dirty"

Cuando un correo tiene más de 10 líneas, ya empieza a ser de los que obligan a una lectura densa, así que prefiero no enviarlos salvo que sea estrictamente necesario. El 99% de mis correos es una frase para contestar o pedir algo. Intento ser directo y que mi equipo lo sea también. No suelo perder tiempo en saludos, despedidas o cháchara con mis compañeros.

Les digo lo que les quiero decir lo más claro y directo que puedo, y me gusta que ellos hagan lo mismo. Si tenemos que establecer un protocolo de politeness y sobreentendidos para gestionar la comunicación por e-mail, no tiene sentido. A veces un mensaje corto vía cualquier aplicación de mensajería puede ser suficiente. Muchos de mis correos son solo Go, No Way, ACK o un OK.

Huye de las reuniones tóxicas

Las reuniones son el mal endémico de muchas carreras profesionales. Si ves que tu carrera profesional no progresa y que estás teniendo muchas reuniones improductivas... piensa sobre ello. Las reuniones son una forma de llenar el tiempo del trabajo, pero no siempre son trabajo. De esto os hablaré un poco al final de este artículo, pero que una persona esté ocupada con muchas reuniones, para mí es un síntoma de que no gestiona bien su trabajo o su trabajo es únicamente reunirse - y de estos debe haber muy pocos roles en una empresa -.

Os puedo dar una lista de cosas que utilizo yo para detectar que estás siendo convocado a una reunión tóxica, pero prefiero dedicarle un artículo completo a esto que da para mucho. Eso sí, como avance os diré que solo acepto una de cada 10 o 20 reuniones que me piden y muchas de estas peticiones acaban con una respuesta de estas:

a) Lo siento, por ahora no está en mis prioridades este tema. 

b) Yo no llevo estas cosas, busca a la persona indicada. 

c) Te llamo por teléfono y lo vemos en tres minutos. 

d) Mándame la info por e-mail y la reviso antes para decidir si tiene sentido.

Por supuesto hay algunas peticiones de reunión que son especialmente peligrosas: Quiero que nos veamos para contarte una cosa. No hay nada peor que las reuniones sorpresa. Pero lo dicho, le dedicaré un artículo a este tema que tengo muchas buenas anécdotas que compartir.

Una llamada puede ser más rápida

Esto es algo que no entiendo. Una reunión o un hilo de una conversación de 20 correos se puede arreglar en una llamada de 10 minutos. Para mí, la llamada de teléfono sigue siendo uno de los instrumentos más poderosos que existe para la gestión ágil de equipos. 

¿Por qué usamos el correo? Para que todo tenga que quedar por escrito. Si tienes que dejar todo por escrito para trabajar con tu equipo y tus compañeros... entonces tu equipo tiene una enfermedad que debes resolver. Si no, levanta el teléfono y resuelve el problema en 10 minutos. 

Desbloqueo de pasillo

Otra cosa que utilizo para evitar correos electrónicos y peticiones de reuniones es lo que llamo yo el desbloqueo de pasillo. Cuando tengo algo de tiempo, suelo darme un paseo rápido por las zonas de trabajo de mis compañeros. Les saludo rápidamente y me voy parando a hacer preguntas sobre algunos temas, y responder algunas dudas rápidas que tienen.

Con solo unos paseos de este tipo me ahorro una buena cantidad de correos electrónicos, aprendo un poco más de cómo se encuentran mis compañeros, y me ahorro reuniones que puede que me pidan en el futuro para resolver un asunto. Es una inversión en tiempo que me ahorra tiempo después y agiliza el ritmo de trabajo del equipo. Además, es genial poder ver a compañeros que puede que no veas desde hace semanas e intercambiar algún comentario como:"¿19 años después aún sigues por aquí? ¡Cuándo me voy a librar de ti!",

Big Problems First

Esta sí que es una de las buenas reglas de oro. Si hay un problema que para mí es gordo porque creo que está flagrantemente mal, incluso aunque me lleve días o semanas resolverlo, este va a ser mi prioridad. Trabajar en asuntos menores sin haber arreglado el problema principal es algo que sé que no funciona. Si construyes algo con pies de barro, se caerá. Tienen que estar los cimientos bien, y si no acabarás trabajando como muchas empresas que :

"No tienen tiempo de hacer las cosas bien, pero sí de hacerlas dos veces". 

Sorry, yo prefiero tomarme tiempo en hacer las cosas bien, pero hacerlas solo una vez. Se ahorra tiempo a la larga, créeme.

No te dejes trampas para el futuro

Esta es una que también he visto mucho en profesionales. A veces ven situaciones y decisiones que en el futuro van a generar problemas. Si yo detecto que esto es así, no lo dejo crecer. No me dejo trampas para el futuro. No hago cosas que sé que en el futuro me van a estallar en un problema mayor.

Así que, tomar una decisión que sabes que en el futuro te va volver como un bumerán, es algo que no permito hacer. Mejor acabar con los problemas cuando son pequeños, y no dejarlos crecer hasta un tamaño no deseable.

Dos por uno

Otra de las cosas que intento hacer en mi vida es hacer dos cosas al mismo tiempo. Hacer deporte y disfrutar mi serie y aprender inglés al mismo tiempo. Leer libros en inglés de Star Wars para disfrutar y aprender. Escribir en el blog sobre temas que quiero aprender. Intentar alinear actividades profesionales similares para conseguir eficiencias en mi tiempo y el de mi equipo... y así con todo. Si puedo aprovechar unos minutos entre una reunión y otra, los aprovecho. No me quedo esperando.

El KPI de tu trabajo:

Con todas estas pequeñas cosas lo que busco es mantener mi tiempo lo más aprovechado posible, porque al final lo que importa no es que me ocupe durante el tiempo de trabajo con cosas relativas al trabajo, sino que consiga sacar los proyectos adelante. Y sacarlos, significa entregarlos, no solo empujarlos poco a poco. Si al final no consigo hacer "Delivery" de un proyecto, yo me pongo un 0 a mi mismo en mi KPI (y nunca me ha gustado sacar un cero en nada). No importa cuánto tiempo haya invertido si no he hecho la entrega final, eso significa que no he conseguido hacer mi trabajo. Después, una vez que el proyecto salga, será un éxito o un fracaso, esas son otras cuestiones, pero dentro mi KPI habré hecho ese delivery.

Escribir un paper, lanzar un producto, implantar un sistema, escribir un artículo, dar una charla, publicar una herramienta, publicar un nuevo libro, conseguir una venta, resolver una incidencia en operaciones, o similares son entregas finales. Serán mayores o menores en mi KPI, pero no sacar nada es un 0 en KPI. Luego, al final, si la suma de mi KPI es poco a fin de año, y resulta que he estado "muy ocupado", entonces la gestión de mi burocracia personal o las decisiones que he tomado no son las adecuadas.

Yo suelo decir que puedes estar ocho horas apretando con tu pulgar un clavo y al final del día terminar clavándolo. Si eres capaz de hacerte con un martillo puedes clavarlo en un segundo y dedicar el resto del día a hacer cosas más productivas. Si te tiras todo el día "ocupado" empujando el clavo con el pulgar, no lo estás haciendo nada bien en tu trabajo. Gasta 10 minutos en ver si te puedes hacer con un martillo (mejor un par de llamadas que un par de convocatorias de reunión), 5 minutos en buscar otras alternativas al martillo (sal al pasillo y pregunta al compañero que más sepa de herramientas en lugar de configurar un comité de búsqueda de soluciones con una convocatoria de reunión enorme) y un par de segundos utilizando un objeto contundente (martillo o similar) para clavarlo. Esto va de clavar clavos lo más eficazmente posible.

Esto para mí es la clave por la que hay personas que en el mismo espacio de tiempo que otras son capaces de sacar muchas más cosas. Por supuesto hay otros muchos factores, como los recursos que tengas, las capacidades de gestionar equipos para sacar mejores KPI, etc... pero hoy solo quería hablaros de lo que tiene que ver con lo personal. Como consigo sacar el máximo de mi tiempo, y qué intento inculcar a las personas de mi equipo para que tengan más tiempo ellos para hacer más entregas para incrementar el valor de su KPI.

Saludos Malignos!