Office 365: Cómo reducir el spam y el ruido en tu e-mail y sacar más tiempo a tu vida.

Hace tiempo que gestiono y mis buzones de correo electrónico y mis redes sociales en modo "Whitelist" o "Lista Blanca". Es decir, no contesto ningún mensaje de correo electrónico que no venga de alguien que tenga en mi lista blanca de contactos. Personas con las que trabajo en mi compañía, o colegas con los que llevo años colaborando de manera fluida. Todos los demás, son borrados y bloqueados, porque mi buzón de correo es una herramienta de trabajo que tiene que serme útil para sacar mis tareas y permitiendo que cualquiera pueda robarme tiempo y atención escribiéndome un e-mail no me ayudaba a eso.

Figura 1: Office 365: Cómo reducir el spam y el ruido

en tu e-mail y sacar más tiempo a tu vida.

Para todo lo demás, tengo un canal de comunicaciones abierto a todo el mundo, donde todo el que quiera para algo que sea importante para él, que quiera presentarme algo, invitarme a algo, o contarme algo, puede hacerlo. Es un canal que, como los otros, también gestiono en Inbox Zero, es decir, que contesto en un plazo de tiempo súper corto: Es mi buzón de MyPublicInbox, donde está abierto a todos.

Figura 2: He contestado 1420 mensajes por mi buzón de MyPublicInbox

Gracias a esta disciplina de trabajo con mi correo electrónico y redes sociales, yo hago Inbox Zero, si no todos los días, casi todos los días, dejando que las tareas importantes de mi trabajo se lleven mi tiempo, y no contestar mensajes. Y para ello, la regla número uno es proteger qué correos entran en tu buzón de Office 365, especialmente desde que hay empresas que se dedican a vender tu contacto, como la empresa que os conté que vendía mis datos y con la que tuve mis más y mis menos.

Protegiendo los correos que entran en el inbox de mi Office 365

Así, cuando llega un mensaje a mi buzón de correo electrónico personal o del trabajo de alguien que no está en mi "Whitelist" de destinatarios, he configurado una regla que envía un mensaje de respuesta que dice:

[Respuesta Automática - English below ] 

¡Hola! 

Gracias por contactar conmigo, pero como bien sabes, el tiempo es oro, y para proteger el mío, te escribo este mensaje automático para informarte de que este buzón solo acepta los mensajes que están dentro de la lista blanca. Y esta dirección no está entre ellas. 

No respondo mensajes por este buzón ni ninguna otra plataforma social. Este tipo de mensajes los contesto a través de la plataforma de comunicaciones responsables con el tiempo de las personas MyPublicInbox, donde tengo un buzón público en la siguiente dirección. 

    • https://www.mypublicinbox.com/ChemaAlonso 

 

Si quieres proponerme algo, tener una reunión de trabajo, o buscar oportunidades de colaboración juntos, no dudes en contactarme. Puedes reservar tiempo para una reunión virtual conmigo aquí: 

    • https://www.mypublicinbox.com/chemaalonso/videocall

Espero que comprendas que el tiempo que puedo dedicar a responder mensajes diariamente es muy limitado. 

¡Gracias! 

[English Version] 

 

Hi! 

 

Thanks for reaching me, but as you probably know, time is gold, and to protect mine, this is an automatic reply to inform you that I do only answer messages from a whitelist, and your address is not on it. 

 

I do this kind of communications using MyPublicInbox, a responsible communications platform. I have a public Inbox at: 

 

    • https://www.mypublicinbox.com/ChemaAlonso 

 

You can also book time in my agenda for a Virtual Meeting here: 

    • https://www.mypublicinbox.com/chemaalonso/videocall 

 

If you want to propose a collaboration, a meeting, or any professional opportunity, you can reach me there. I hope you may understand my daily time to answer messages is limited and I need to protect it. 

Thanks!

Al final, es una manera directa para contactar conmigo, pero claro, está protegido por Tempos, que es lo que defiende mi tiempo. Una barrera insalvable para quien realmente no tiene tanto interés en mi tiempo como para no contactarme, así que me ayuda mucho. 

Figura 3: En las opciones del correo de Office365 sólo se puede

bloquear a nivel de e-mail address y no a nivel de dominio.

Además de la respuesta, la regla de Office365 me envía el mensaje a una carpeta donde puedo revisarlos antes de bloquearlos, y es aquí donde comienza lo que os quería contar, ya que el bloqueo, como podéis ver en la imagen anterior es a nivel de e-mail address ni a nivel de domino. Claro, esto los spammers profesionales se lo saben y utilizan diferentes e-mail addresses con el mismo dominio para ir cambiando y evitando los bloqueos. 

Bloqueando dominios de correo en Office365

Queriendo evitar esto, después de haberme dado cuenta de que varios tipos de correo los había bloqueado, decidí revisar si era mi imaginación, o estaban haciéndome este truco, así que para saber si esto te ha pasado, es tan sencillo como irse a las Opciones de Configuración de Office 365 e ir a la parte de "Junk e-mail" para buscar por el dominio que crees que has bloqueado varias veces, y buscar ese dominio a ver si es cierto que está haciendo el cambio de e-mail address para cada nuevo envío.

Figura 4: Ahí está, cada envío al mes, un nombre nuevo.

Pues nada, desde esa misma pantalla de configuración, puedes bloquear directamente un dominio, así que cuando te pase esto, al zurrón y todos a la playa para próximos envíos, que esto es algo muy común de los más "heavy spammers".

Figura 5: Bloquear un dominio de correo en Officer365

Para hacerlo basta con poner el nombre del dominio y luego darle al botón de +Add y listo. Ya te has zapado todos los remitentes de ese dominio. 

Revisando la Cuarentena con Defender

Claro, puede pasar que en una de estas se te haya ido la mano y hayas bloqueado algo gordo que quieras revisar. Para ello, además de irte a ver las direcciones de correo electrónico y los dominios que has bloqueado en las opciones del Mail en Office 365 (la ruta de la Figura 5), puedes irte a Microsoft 365 Defender a ver la carpeta de Cuarentena y revisar qué no te ha entregado el sistema de seguridad.

Figura 6: Microsoft 365 Defender en Security.Microsoft.com

Ahí en la cuarentena puedes ver todos los correos que el sistema de seguridad de Microsoft 365 Defender junto con tus reglas de bloqueo han puesto en cuarentena durante 30 días, y buscar, si quieres, a ver si algo se te ha ido de madre por exceso de restricción.

Figura 7: Mi Cuarentena en Office 365

La verdad es que no me ha pasado nunca que haya algo en la Cuarentena que haya bloqueado por exceso de protección de mi tiempo, pero sí que es cierto que una vez al mes me paso a verlo por curiosidad, a ver si aprendo algo o puedo mejorar el sistema.  

Figura 8: Un mensaje de promoción en mi cuarentena

Ahí puedes revisar el correo, mirar el mensaje original, las cabeceras, revisar los resultados de las pruebas de SPF, el DKIM, el DMARC, y ver el valor SCL (Spam Confidence Level) que ha recibido cada mensaje para acabar en esa carpeta, como podéis ver en este caso.

Figura 9: SCL 9. Todo un sobresaliente como Spam

Por supuesto, lo puedes liberar de la cuarentena, bloquear o desbloquear ese remitente (si no lo tenías bloqueado antes), etcétera, pero ya os digo que suele funcionar todo bastante fino.

Figura 10: Acciones con los mensajes en la cuarentena

Al final, lo que me sucedía es lo que probablemente os pasa a muchos de vosotros. Habéis interiorizado la tarea de hacer esto manualmente, y os pasáis el día borrando mensajes de correo, leyendo mensajes de gente que os roba tiempo por el e-mail, de una manera tan rutinaria que ya no sois conscientes de la cantidad de tiempo que perdéis en ello. Yo decidí trabajar en proteger mi e-mail y para mí es gestionar el buzón no es algo que me quite casi tiempo, donde además yo tengo un montón de reglas para evitar la burocracia personal. Leeros este artículo de hace tiempo.

¡Saludos Malignos!

Autor: Chema Alonso (Contactar con Chema Alonso)